Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von cncepts (cncepts.de) verarbeitet werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

1. Verantwortlicher

Felix Österreicher
Ostlandstr. 56
50858 Köln
E-Mail: support@cncepts.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

2. Grundsätze

cncepts verarbeitet nur die Daten, die für die Bereitstellung der App nötig sind oder die du selbst einträgst. Es werden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbung und keine Inhalte von fremden Servern (z. B. Schriften oder Skripte) eingesetzt. Deine Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Die Verbindung zur App ist durchgehend per HTTPS verschlüsselt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die App und alle Daten liegen auf Servern in Deutschland bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. ALL-INKL verarbeitet die Daten ausschließlich als technischer Dienstleister für den Betrieb der App und nicht für eigene Zwecke.

Bei jedem Aufruf speichert der Server technisch bedingt Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem). Fehler der App landen in einem Fehlerprotokoll, ohne deine Inhalte und mit E-Mail-Adressen nur gekürzt. Blockiert dein Browser auf einer Seite von cncepts einen fremden Inhalt, meldet er das an den Server. Protokolliert werden davon nur die Art der Sperre, der Name der fremden Seite und die betroffene Seite von cncepts. Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nicht mit deinem Konto verknüpft. Die Zugriffsdaten löscht der Hoster nach Ablauf seiner Speicherfrist automatisch, das Fehlerprotokoll löscht cncepts nach 14 Tagen. Länger bleiben sie nur, wenn sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Konto und Anmeldung

Für die Nutzung brauchst du ein Konto. Dabei werden Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort, Vor- und Nachname sowie der verwendete Einladungscode gespeichert. Freiwillig kannst du deine Anschrift ergänzen. Das Passwort wird nur als nicht umkehrbarer Hashwert gespeichert. Zusätzlich werden Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung gespeichert. Außerdem speichern wir, an welchen Tagen du die App geöffnet hast (nur das Datum, keine Uhrzeit und keine Seiten). Daraus sehen wir nur Summen, etwa wie viele Konten in einer Woche aktiv waren, um cncepts sinnvoll weiterzuentwickeln. Diese Tage werden nach 13 Monaten gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Deine E-Mail-Adresse wird mit einem Code bestätigt. Erst danach entsteht das Konto. Bis dahin liegen Benutzername, E-Mail-Adresse und das Passwort als Hashwert höchstens 24 Stunden in einer Warteliste und werden danach gelöscht.

Richtest du die Anmeldung per Passkey ein (z. B. Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder Windows Hello), wird nur ein öffentlicher Schlüssel, der von dir vergebene Gerätename und der Zeitpunkt der letzten Nutzung gespeichert. Biometrische Daten verlassen dein Gerät nicht und werden von cncepts nicht verarbeitet.

Zum Schutz vor dem Erraten von Passwörtern und Codes zählt cncepts Versuche, zum Beispiel fehlgeschlagene Anmeldungen je Konto und je IP-Adresse. Gespeichert werden dafür nur eine Prüfsumme der IP-Adresse, des Kontos oder der E-Mail-Adresse und die Zeitpunkte der Versuche. Die Zähler gelten je nach Zweck 15 Minuten bis einen Tag und werden nach zwei Tagen ohne neuen Versuch gelöscht. Beim Konto selbst stehen außerdem die Zahl der Fehlversuche, die bei der nächsten erfolgreichen Anmeldung auf null geht, und der Zeitpunkt des letzten Versuchs.

Administratoren brauchen für die Anmeldung mit Passwort zusätzlich einen zweiten Faktor. Dafür werden ein geheimer Schlüssel für die Authentifizierungs-App, verschlüsselt, und zehn Ersatzcodes gespeichert, die Ersatzcodes nur als Prüfsumme. Nach zehn falschen Codes an einem Tag bekommt der Administrator eine Hinweis-Mail.

Damit du merkst, wenn sich jemand anderes mit deinem Konto anmeldet, merkt sich cncepts die Geräte, auf denen du angemeldet warst: eine Prüfsumme der zufälligen Gerätekennung aus dem Cookie nach Abschnitt 5, die Geräteart aus der Kennung deines Browsers (zum Beispiel „iPhone“ oder „Mac (Safari)“) sowie wann das Gerät zuerst und zuletzt angemeldet war. Meldet sich jemand auf einem unbekannten Gerät an, bekommst du die Mitteilung „Neue Anmeldung“, sofern Push-Nachrichten eingeschaltet sind. Einträge zu Geräten, die 400 Tage nicht angemeldet waren, werden automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für den Schutz vor Missbrauch unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne diese Angaben kann kein Konto angelegt werden.

5. Cookies und Speicher im Browser

cncepts setzt ausschließlich zwei technisch notwendige Cookies. Das Sitzungs-Cookie hält dich nach der Anmeldung angemeldet. Es bleibt 30 Tage auf dem Gerät, damit die App auf dem Home-Bildschirm dich nicht nach jeder Pause abmeldet, die Anmeldung selbst endet nach zwei Stunden ohne Aktivität und spätestens nach 30 Tagen, bei Administratoren nach 12 Stunden. Das Geräte-Cookie enthält nur eine zufällige Kennung, an der cncepts bei der Anmeldung ein bekanntes Gerät erkennt (Abschnitt 4). Es bleibt 400 Tage ab der letzten Anmeldung. Daneben speichert dein Browser lokal einige Einstellungen, etwa hell oder dunkel, die eingeschalteten Bereiche und ob auf diesem Gerät ein Passkey eingerichtet ist. Diese Angaben werden nicht an uns übertragen.

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, um die von dir gewünschte App bereitzustellen, und benötigen daher keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken werden nicht verwendet.

6. Deine Inhalte

Gespeichert wird, was du in der App einträgst: Kalender- und Arbeitszeiteinträge, auf Wunsch mit Uhrzeiten und Schichtplan, Zeitkonten, Belege und Verträge samt hochgeladener Dateien, Budget, Konten mit Buchungen, Gehaltsangaben, Angaben zur Steuererklärung pro Jahr (Abgabe und Bescheid), Freistellungsaufträge, Vermögen, Lerntreffen, Splitten und im Bereich home Ausweise (etwa Art, Person und Ablaufdatum, keine Ausweisnummer), Garantien, Zählerstände, Nebenkostenabrechnungen und der Notfall-Ordner sowie im Bereich drive deine Fahrzeuge mit Tanken, Laden, Kilometerständen, Kosten, Rechnungen, Terminen und Kostenplan sowie welche Verträge zu einem Fahrzeug gehören und welcher Art sie sind. Führst du drive · cncepts in Konten mit Kontostand, erscheinen Kosten aus drive dort zusätzlich als Buchung, und Ausgaben, die du dort für ein Fahrzeug einträgst, auch auf der Seite Fahrzeuge. Welche Bereiche du nutzt, entscheidest du selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nettoberechnungen laufen in deinem Browser, die geschätzte Steuererstattung rechnet der Server aus deinen Angaben. Damit Konten schnell lädt, wird der Kontostand zum Jahresbeginn verschlüsselt zwischengespeichert.

Richtest du den iPhone-Kurzbefehl für Konten ein, schickt dein iPhone nach jeder Zahlung mit Apple Pay den Betrag, den Namen des Händlers und den Namen der Karte an cncepts, und cncepts legt daraus eine Buchung an. Dafür werden außerdem der Name, den du dem iPhone gibst, eine Prüfsumme seines Schlüssels und der Zeitpunkt der letzten Zahlung gespeichert. Die Namen deiner Karten merkt sich cncepts, damit du einzelne Karten ignorieren kannst. Merkst du dir einen Laden für ein Konto, speichert cncepts seinen Namen, beim Konto drive · cncepts auch die Art der Zahlung, etwa Tanken.

Einige Angaben können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten, zum Beispiel das Kirchensteuermerkmal (Religionszugehörigkeit), Krank-Tage im Kalender, Belege zu außergewöhnlichen Belastungen wie Krankheitskosten oder Angaben unter „Gesundheit“ im Notfall-Ordner (Gesundheitsdaten). Solche Angaben sind freiwillig. Krank-Tage, Belege für außergewöhnliche Belastungen, Gesundheitsangaben im Notfall-Ordner und das Kirchensteuermerkmal speichert cncepts nur, nachdem du ausdrücklich eingewilligt hast (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), für Gesundheitsangaben im Notfall-Ordner mit einer eigenen Einwilligung. Gespeichert wird dazu, wann du eingewilligt hast. Du kannst die Einwilligung jederzeit unter Einstellungen → „Einwilligungen“ widerrufen. Dann werden diese Angaben gelöscht.

Trägst du bei Lerntreffen Gäste ein, die kein Konto haben, wird nur der von dir angegebene Name gespeichert. Bitte trage nur Personen ein, die damit einverstanden sind.

Das gilt auch für Personen ohne Konto in einer Gruppe bei Splitten: Gespeichert wird nur der Name, den du eingibst.

Trägst du für die gemeinsame Steuererklärung das Brutto deines Partners ein, wird nur dieser Betrag gespeichert, kein Name. Bitte trage es nur ein, wenn dein Partner damit einverstanden ist.

Einen großen Teil deiner Angaben speichert cncepts verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel für jedes Konto: Beträge, Notizen und Kommentare, Beschreibungen und Namen von Belegen, Verträgen und Kategorien, Gehalts- und Steuerangaben, Freistellungsaufträge, Händler und Karten aus dem Kurzbefehl, Namen deiner Schichten, deine Anschrift und die deiner Arbeitsstätte, Art, Bezeichnung und Person deiner Ausweise, Einträge im Notfall-Ordner samt Abschnitt, Bezeichnungen und Preise von Garantien, Zählerstände und Nebenkostenabrechnungen, ob du zur Miete oder im Eigentum wohnst, Name und Kennzeichen deiner Fahrzeuge, Kilometerstände, Kosten und Kostenpläne sowie hochgeladene Dateien. Gemeinsame Angaben zu Lerntreffen (Orte, Themen, Gäste und Verlauf) und zu Splitten (Namen der Gruppen und von Personen ohne Konto, Einträge, Beträge und Stände) sind mit einem Schlüssel der App verschlüsselt; damit gleiche Orte erkannt werden, wird zu jedem Ort eine Prüfsumme gespeichert. Alle diese Schlüssel sind mit einem Hauptschlüssel gesichert, der getrennt von der Datenbank liegt. So bleiben die Angaben auch in einer Kopie der Datenbank geschützt. Lesbar bleiben Angaben, nach denen die App sucht oder sortiert, etwa dein Name, Benutzername und E-Mail-Adresse, Datum, Art und Uhrzeiten eines Kalendertags, die Uhrzeiten von Lerntreffen, Ablaufdaten von Ausweisen und Garantien und die Termine deiner Fahrzeuge wie TÜV und Inspektion, damit die Erinnerungen kommen. Lesbar sind auch Datum und Art von Einträgen zu Fahrzeugen die Art eines Vertrags am Fahrzeug, etwa Kfz-Versicherung, und die Art eines gemerkten Ladens für drive · cncepts.

7. Teilen mit anderen Nutzern

Verbindest du dich im Vergleich mit Kollegen oder bei Lerntreffen mit Kommilitonen, sehen diese die dafür nötigen Daten: deinen Namen, im Vergleich deine freien Tage und Dienstreisen, bei Lerntreffen gemeinsame Treffen samt Ort. Eine Verbindung entsteht erst, wenn die andere Person deine Anfrage annimmt. Bei Lerntreffen sehen deine Kommilitonen außerdem deine Anschrift, falls du sie hinterlegt hast, damit sie ihre Fahrtstrecke zu Treffen bei dir eintragen können. Entfernst du jemanden, bleibt die Anschrift bei Orten sichtbar, an denen ihr bereits gemeinsame Treffen hattet, weil sie zu deren Nachweis gegenüber dem Finanzamt gehört. Das passiert nur, wenn du es selbst einrichtest, und du kannst es jederzeit beenden. Den Benutzernamen, an den du eine Anfrage schickst, speichert cncepts verschlüsselt, auch wenn es kein Konto mit diesem Namen gibt. Offene Anfragen gelten 30 Tage und Einladungscodes 7 Tage. Einen Tag nach dem Ablauf werden sie gelöscht. Lehnt jemand deine Anfrage ab, merkt sich cncepts das 30 Tage lang, damit in dieser Zeit keine neue Anfrage von dir ankommt. Gespeichert wird dafür nur eine Prüfsumme, gelöscht nach 31 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei Splitten sehen alle Mitglieder einer Gruppe deinen Namen und Benutzernamen, die Einträge der Gruppe mit Titel, Betrag und Datum, wer bezahlt hat, wer einen Eintrag zuletzt geändert oder gelöscht hat, und den Stand jedes Mitglieds. Jedes Mitglied kann Einträge anlegen, ändern und löschen; gelöschte Einträge lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen und werden danach endgültig gelöscht. Buchst du einen Eintrag auch in einem deiner Konten, sieht die Gruppe davon nichts. Für Anfragen und Codes gilt dasselbe wie oben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Kalender-Abo

Richtest du ein Kalender-Abo ein, erhältst du eine geheime Adresse, über die deine Kalender-App (z. B. Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook) deine Einträge regelmäßig abruft. cncepts speichert davon nur eine Prüfsumme. Die Einträge werden dann auch beim Anbieter deiner Kalender-App gespeichert; dafür gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Damit nicht jeder Abruf alles neu berechnet, liegt die Antwort bis zu 15 Minuten verschlüsselt auf dem Server und wird spätestens nach einer Stunde gelöscht. Du kannst das Abo in den Einstellungen jederzeit beenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. E-Mails

cncepts verschickt nur E-Mails, die für dein Konto nötig sind, zum Beispiel Bestätigungscodes, einen Code für deinen Datenexport, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Erinnerungen an deinen Benutzernamen, eine angeforderte Datenauskunft oder Hinweise zur Sicherheit deines Kontos, etwa nach einer Passwortänderung oder wenn jemand deine Adresse für ein weiteres Konto verwenden wollte. Absender ist noreply@cncepts.de, der Versand erfolgt über die Server von ALL-INKL. Werbe-E-Mails oder Newsletter gibt es nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bestätigungscodes werden nach spätestens einem Tag gelöscht, Links zum Zurücksetzen des Passworts verfallen nach einer Stunde, Links vom Support nach 24 Stunden.

Schreibst du an support@cncepts.de, werden deine Nachricht und deine Kontaktdaten zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO) und gelöscht, wenn die Anfrage erledigt ist.

10. Push-Nachrichten

Wenn du Push-Nachrichten einschaltest und dies in deinem Browser erlaubst, speichert cncepts die von deinem Browser vergebene Empfangsadresse, die zugehörigen Schlüssel, die Geräteart (zum Beispiel „iPhone“) für die Liste deiner Geräte und wann zuletzt eine Mitteilung ankam. Die Nachrichten werden über den Push-Dienst deines Browser- bzw. Geräteherstellers zugestellt, zum Beispiel Apple (Apple Push Notification Service), Google (Firebase Cloud Messaging), Microsoft (Windows Push Notification Services) oder Mozilla (Mozilla Push Service). Der Inhalt der Nachrichten ist verschlüsselt und für diese Dienste nicht lesbar; sie erhalten aber technisch bedingt die Empfangsadresse und die IP-Adresse deines Geräts. Diese Anbieter können Daten in den USA verarbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen, indem du Push-Nachrichten in den Einstellungen der App oder deines Browsers ausschaltest. Schaltest du sie in der App aus, wird die Empfangsadresse sofort gelöscht, ebenso wenn der Push-Dienst meldet, dass es sie nicht mehr gibt. Schlagen die Zustellungen 60 Tage lang fehl, wird sie automatisch gelöscht. Sie wird außerdem gelöscht, wenn du dein Konto löschst oder auf diesem Gerät Push-Nachrichten für ein anderes Konto einschaltest.

Mitteilungen, die sofort kommen, zum Beispiel eine Anfrage zum Lerntreffen, liegen bis zum Versand verschlüsselt auf dem Server. Zwischen 21 und 8 Uhr warten sie bis 8 Uhr, außer der Mitteilung über eine neue Anmeldung. Nach dem Versand werden sie gelöscht, spätestens nach zwei Tagen. Welche Erinnerungen bereits gesendet wurden, merkt sich cncepts ohne den Text der Mitteilung, damit keine doppelt kommt. Die Zahl am App-Symbol setzt dein Gerät selbst.

11. Hilfe durch den Administrator

Bei Problemen kann ein Administrator Einstellungen deines Kontos ändern, die Anmeldung sperren oder dir einen Link zum Zurücksetzen des Passworts schicken. Deine Inhalte wie Belege, Verträge, Beträge oder Kalendereinträge sind dabei nicht sichtbar. Jede solche Änderung wird mit Datum protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Protokoll unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Kontoverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Änderungen am System selbst, etwa an der Registrierung, an Einladungscodes, an der Verschlüsselung oder daran, wer Administrator ist, protokolliert cncepts mit Datum und dem Benutzernamen des Administrators. Diese Einträge werden nach einem Jahr gelöscht. Wird das Konto eines Administrators gelöscht, bleiben die Einträge ohne Benutzernamen erhalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Speicherdauer und Löschung

Deine Daten werden gespeichert, solange dein Konto besteht. Du kannst dein Konto jederzeit unter Einstellungen → „Konto löschen“ löschen. Dann werden dein Konto, alle Inhalte und hochgeladenen Dateien sowie das Protokoll nach Abschnitt 11 gelöscht. Eine Ausnahme gilt für gemeinsame Lerntreffen, die bei dir zu Hause stattgefunden haben: Bei den anderen Teilnehmern bleiben der Ort als „Bei [dein Name]“ und die dazugehörige Anschrift erhalten, weil sie zu deren Nachweis gegenüber dem Finanzamt gehören (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Bei Splitten bleiben in Gruppen mit anderen Mitgliedern die gemeinsamen Einträge und dein Stand erhalten, damit deren Rechnung stimmt. Dein Name wird dort durch „Ehemaliges Mitglied“ ersetzt. Gruppen ohne weiteres Mitglied mit Konto werden mit allen Einträgen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Vor jeder Änderung am Aufbau der Datenbank sichert der Server die betroffenen Tabellen. Diese Sicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht. Außerdem sichern wir die Daten regelmäßig auf einem eigenen, verschlüsselten Datenträger und löschen diese Sicherungen nach drei Monaten. Gelöschte Daten sind so spätestens nach drei Monaten auch aus unseren Sicherungen verschwunden. Aus den automatischen Sicherungskopien des Hosters verschwinden sie, sobald diese turnusmäßig überschrieben werden.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Kopie aller deiner Daten kannst du jederzeit selbst unter Einstellungen → „Meine Daten exportieren“ herunterladen. Zum Schutz deiner Daten schickt cncepts dafür zuerst einen Code an deine E-Mail-Adresse. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du ihr aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an support@cncepts.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Behörde in dem Bundesland, in dem du wohnst.

14. Änderungen

Wenn sich die App oder die Rechtslage ändert, wird diese Datenschutzerklärung angepasst. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026